Kapazitätsplan im Ressourcenmanagement

Auslastung der Ressourcen steuern

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Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung im Projekt

Die zur Projektplanung / Einsatzplanung gehörende Kapazitätsplanung bzw. Ressourcenplanung ist ebenso ein notwendiger Bestandteil im Projekt-Management Prozess wie die Terminplanung.
Für Projekte wird in der Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung den Aktivitäten die benötigte (geeignete) Ressource / Ressourcen zugeordnet und deren Zeitanteil an der Aufgabe bestimmt. Dabei wird in der Kapazitätsplanung der Bestand an Ressourcen (Personal, Maschinen, ...) dem Kapazitätsbedarf zeitabhängig gegenübergestellt.

Bei der Zuordnung der Ressourcen, besonders der Personal-Ressourcen, sind die für das Projekt geltenden Restriktionen zur Kapazität der Ressourcen (zum Beispiel prozentuale Verfügbarkeit, Ausfallzeiten, feste Termine) in die Planung einzubeziehen.

In der Methode der Aufbereitung der Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung werden vorrangig Histogramme (flächentreue Diagramme) zur Darstellung der Auslastung genutzt. Im Histogramm für einen Kapazitätsplan (Belastungsdiagramm) werden auf der y-Achse jeweils als Säulen die Kapazität der Ressource (Kapazitätsbestand im nachfolgenden Diagramm) sowie außerdem die Summe der Zuordnung von Kapazitäten zu den Aktivitäten (Kapazitätsbedarf im Diagramm) und auf der x-Achse die Zeit aufgetragen.

Kapazitätsplan Kapazitätsbedarf Unterdeckung Kapazitätsreserve

MS Excel Darstellung Diagrammtyp "Histogramm": Kapazitätsplan für Projekt:
Auslastung Ressource in der Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung mit der Definition

Kapazitätsbestand = grüne Linie
Kapazitätsbedarf = rote Linie
Kapazitätsreserve = grüne Fläche
Kapazitätsmangel = rote Fläche

Soll die Belastung aus den einzelnen Aktivitäten oder auch für mehrere Projekte gemeinsam sichtbar gemacht werden, eignen sich gestapelte Säulen-Diagramme als Vorlage (zum Beispiel für Tabellen in Microsoft Excel) noch besser für die Darstellung.
In beiden Fällen ist der Grad der Auslastung (zum Beispiel für einen Mitarbeiter) im Histogramm abzulesen. Der Auslastungsgrad wird über das Verhältnis zwischen der Gesamt-Kapazität und der Belastung der zugeordneten Aktivitäten berechnet.

Die meisten Projektmanagement-Werkzeuge sind in der Lage, für die Kapazitätsplanung Vorlagen zu liefern, mit denen per Definition Kapazitätsbestand, Unterdeckung und Kapazitätsreserve jeweils farbig hervorgehoben werden. Auf diese Weise werden im Ressourcenmanagement frühzeitig Engpässe bei einer (Personal-) Ressource, Leerlaufzeit im Projekt oder auch für einzelne Mitarbeiter über Projekt-Grenzen hinweg entdeckt und Umplanungen zur Ausschöpfung der Reserve ermöglicht.
Histogramme für die Einsatzplanung im Projektmanagement sind auch unter Nutzung von Microsoft Excel einfach zu erzeugen (siehe oben stehendes Beispiel). Es ist jedoch weit weniger einfach, ein MS Excel Diagramm mit dem Kapazitätsplan im Projekt auf dem Laufenden zu halten.

Ergänzende Darstellungsform ist der Ressourcenplan / Einsatzplan (s.a. Arbeitsplanung). Im Ressourcenplan wird die Zuordnung zwischen Aufgaben und Ressourcen transparent gemacht. Ist die Granularität der Aufgaben nicht zu fein gewählt, ist die Darstellung auch für MS Excel geeignet.

Wichtig bei den Darstellungstechniken der Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung ist die Möglichkeit, eine Abgrenzung einer einzelnen Ressource vornehmen und auch (Personal-) Ressourcen für die Darstellung im Histogramm gruppieren zu können. Die Definition einer Gruppe von Mitarbeitern ist im Ressourcenmanagement zum Beispiel dann relevant, wenn Aktivitäten im Projekt von bestimmten Rollen wahrgenommen werden müssen und wenn mehrere Mitarbeiter im Projekt dieser Rolle zugewiesen sind oder im Rahmen der Kapazitätsplanung der Rolle zugewiesen werden können. Die Möglichkeiten der Gruppierung, Teilung und entsprechende Berechnung von Ressourcen sollten Bestandteile eines PM-Tool sein.

Zum Thema Systematisierung der Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung und den weiteren notwendigen Aktivitäten in der Projektplanung bietet INffORUM für die Projektleitung im Rahmen des Gesamtthema IV-Projekt-Management Schulung (Seminar, Workshop, Tutorial) sowie Coaching und Beratung.
Das Training zur Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung in der Projektmanagement-Vorgehensweise, sowohl Seminar als auch Workshop und Tutorial, kann dabei auf den speziellen Bedarf und die Ziele einer Projekt-Gruppe (besonders in der Softwareentwicklung) zugeschnittenen werden.

Besonders hilfreich ist die Schulung zur Kapazitätsplanung wegen der in den verschiedenen Projektmanagement-Tools abweichenden Möglichkeiten in der Methode der zeitlichen Zuordnung von Kapazitäten sowie der Definition und der Behandlung der eventuell für mehrere Projekte maßgeblichen Ausfallzeiten (fester Termin für Urlaub, Projekt-unabhängige Schulung, etc.) in der Ressourcenplanung.

Profitieren Sie von den langjährigen Erfahrungen der INffORUM Berater.